Tutoriel : créer un mailing avec Open Office

Tutoriel : créer un mailing avec Open Office

Le terme exact serait plutôt : tutoriel express. Je dois immortaliser rapidement les méandres du sujet pour cause d'emploi du temps. J'ajouterai que ce tuto n'a pas la prétention d'être exhaustif, mais de décrire une méthode par laquelle je suis arrivé (ou presque) à mes fins.

Exemple choisi : génération d'une relance comptable. Vos clients vous doivent de l'argent, vous souhaitez vous rappeler à leur bon souvenir. Eh oui, il en va du mailing comme de l'alcool : c'est l'abus qui est dangereux et on ne peut condamner une méthode sous prétexte que de jeunes sauvageons s'en donnent à coeur joie. D'ailleurs ils n'utilisent certainement pas Open Office car les performances sont très minces à cause d'une génération de document assez fastidieuse en cas d'envoi en nombre.

1ère étape :   

Déterminer la source. Le fichier peut être généré par une application tierce, par exemple EXCEL. Il faudra dans ce cas faire un export des données. J'ai eu les meilleurs résultats avec le format texte. Ne pas oublier de conserver les en-têtes de colonne, ils servent de nom aux variables. Pour notre exemple, j'ai saisi un fichier comportant 3 lignes, que voici :

NOM;MONTANT;DATE;MAIL
GEVAUDAN Pierre;2000,00;04/04/11;gevaudan@yopmail.com
TRICATEL Joseph;18,00;17/03/11;trica@yopmail.com
PASQUET Maryvonne;412,94;11/04/11;pasquet@yopmail.com

2ème étape :

Dans un nouveau document d'Open Office, saisir un texte pour la relance, comme celui-ci :

Monsieur,

Vous trouverez ci-joint le montant de la somme restant due :

Que je vous prie de nous régler dans les plus brefs délais. Si toutefois votre règlement est déjà parti, veuillez ne pas tenir compte du présent document.

Veuillez agréer, monsieur , nos sincères salutations.

La direction financière.

3ème étape :

Dans Open Office, choisir Outils/Assistant Mailing et se laisser guider :

Choisir le document actif, puis cliquer sur suivant :

Choisir Email, puis cliquer sur suivant :

Cliquer sur Sélectionner une liste d'adresses :

Cliquer sur Ajouter et sélectionner le fichier texte qui servira de 'base de données' au mailing. Celui-ci apparaîtra ensuite à gauche de la fenêtre.

Ensuite cliquer sur Filtrer :

Note : si vous interrompez l'assistant à ce stade, il garde la 1ère source de données, mais il sera impossible de réafficher la fenêtre ci-dessous qui permet de contrôler les paramètres d'importation. Aussi, re-sélectionner la même source de données comme s'il s'agissait d'une nouvelle pour reprendre le cours normal de l'assistant.

Donc, ci-dessous choisir le séparateur de champ de la source de données, dans notre cas, le point-virgule.

De manière générale, je sélectionne toujours le jeu de caractères Europe Occidentale ISO 8859.

Donc, cliquer sur filtrer :

Filtrage très rustique malheureusement, comme on peut le voir ci-dessus. Il semble par exemple impossible de filtrer un montant pour éviter d'envoyer une relance pour 18 Euros par exemple. On filtrera évidemment l'absence d'adresse mail.

Je préconise purement et simplement d'éviter l'étape 4 , les 'salutations' qui sont assez touffues et redondantes. Aller directement modifier la source pour 'mettre en forme' le document final :

Mise en place des variables : ajouter le nom du destinataire après monsieur ainsi que le montant dû :

Pour cela aller dans Insertion / Champs / Autres

 Cliquer sur le '+' à côté du nom de la source de données :

Après avoir inséré les variables, vous pourrez les déplacer à volonté par Copier/Coller. Noter que vous pourrez revenir ensuite à l'assistant par la mini-fenêtre 'Revenir à l'Assistant' que l'on voit sur l'avant-dernière figure.

Un clic sur suivant provoque la génération des documents finaux.

L'étape 7 permet de revenir sur des documents finaux générés.

L'étape 8 permet de saisir les caractéristiques d'envoi des mails.

Ne pas oublier de sélectionner la variable MAIL qui contient l'adresse du destinataire et de mettre un objet au message ...

Si les coordonnées du serveur de mail ne sont pas encore saisies une fenêtre apparaîtra égalementqui vous les demandera. Cette fenêtre et d'autres sont disponibles pour modifs ultérieures dans les Options d'Open Office:

la seconde flèche désigne la page grâce à laquelle on peut mettre de l'ordre dans les sources de données si comme moi on est sorti plusieurs fois de l'assistant en cours de route. Attention, il y a une BD interne à Open Office, ne pas la supprimer.

Fin du tuto. Comme toujours les commentaires sont les bienvenus.